TIETOSUOJASELOSTE

(laatinut Canzonetta Nova ry:n johtokunta 23.4.2018. Versio 2/12.8.2019. Versio 3/31.1.2021)

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

1a Rekisterin pitäjä
Canzonetta Nova ry.

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kuoron puheenjohtaja (puheenjohtaja@canzonettanova.fi) tai nettisivujen ylläpitäjä (palaute@canzonettanova.fi).

3 Rekisterin nimi
Canzonetta Nova ry:n jäsenrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Canzonetta Nova ry:n jäsenluettelo. Jäsenille voidaan yhteystietojen avulla lähettää sähköpostia tai postia yhdistyksen asioista tai muista yhdistyksen toimintaan liittyvistä asioista, tai jäsenet voivat tavoitella toisiaan puhelimitse tai sähköpostilla.

Jäsenluettelon avulla tarkistetaan jäsenten äänivaltaisuus kuoron kokouksissa, hallinnoidaan kuorolaisten käyttöön luovutettua irtainta omaisuutta kuten kuoropukuja tai nuottikirjoja sekä ylläpidetään erilaisia toimintaan liittyviä listoja, kuten läsnäololistoja tai osallistumislistoja erilaisiin kuoron tapahtumiin.

Kun jäsen eroaa yhdistyksestä (kuorosta), hänen tietonsa poistetaan rekisteristä. Jäljelle jätetään vain nimi, ääniala ja sähköpostiosoite. Jäsenen nimi ja ääniala jää talteen kuoron historiikkia varten. Sähköpostiosoitetta käytetään kuoron konserttien mainostamiseen. Jos jäsen ei halua mainoksia, hän voi pyytää sähköpostiosoitteensa poistamista rekisteristä kokonaan.

5 Rekisterin tietosisältö
Jäsensivuilla näkyy
- jäsenen nimi
- osoite
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- ääniala
- yhdistykseen liittymisvuosi
- viitenumero kuoron maksuja varten
- syntymäaika (vapaaehtoinen)
- mahdollinen luottamustehtävä yhdistyksessä
- valokuva
- oma vapaaehtoinen esittelyteksti.

Lisäksi näkyy, koska jäsen on viimeksi käynyt yhdistyksen nettisivuilla, ja kuinka monta kertaa hän on yhteensä sivuilla vieraillut.

Jäsen voi koska tahansa itse valita, näkyykö hänestä julkisilla nettisivuilla nimi ja ääniala.

6 Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenen perustiedot pyydetään jäseneltä itseltään. Jäsenen ääniala määritellään jäsenen liittyessä yhdistykseen musiikkilautakunnan ja kuoron johtajan kanssa. Jäsenen vierailutiedot sivustolla tulevat järjestelmästä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

9 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa tarvitaan tilapäisesti esimerkiksi konserttien lipunmyyntitietojen tai erilaisten osallistujalistojen keräämiseen. Niissä kuorolaisista mainitaan vain nimi ja ääniala, ja nämä listat hävitetään, kun käyttötarve on päättynyt.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tiedostoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen. Rekisterin tietosisältö on tallennettu sovelluksen tietokantaan. Tietokanta sijaitsee Arkku.net oy:n palvelimella OVH-hosting:n konesalissa. Pääsy tietokantatiedostoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttö-oikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen. Pääsy sovellukseen on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Lisätietoa OVH:n konesaleista: Kaikissa yhtiön konesaleissa kulku OVH:n tiloihin on tiukasti valvottua. Alue on eristetty piikkilanka-aidoilla. Alueella on jatkuva kamera- ja liiketunnistinvalvonta. Konesalien sisällä ja ulkopuolella tapahtuvaa toimintaa valvotaan ja se tallennetaan suojatuille palvelimille. Vartijat puolestaan päivystävät paikalla vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä. Jokaisella OVH:n työntekijällä on henkilökohtainen RFID-kulkukortti, jolla rajoitetaan työntekijän pääsyä ainoastaan hänelle valtuutettuihin tiloihin. Työntekijöiden kulkulupia tarkastellaan säännöllisesti tarpeen mukaan. Päästäkseen yhtiön tiloihin, työntekijän täytyy ojentaa kulkukorttinsa tarkastusta varten, jonka jälkeen hän kulkee turvasulun läpi. Konesalien turvataso on vielä tätäkin korkeampi, sillä vain valtuutetuilla työntekijöillä on niihin kulkulupa. OVH:n konesalitilat ovat ainoastaan yhtiön omassa käytössä.

10 Tarkastusoikeus
Jäsen pystyy itse muuttamaan henkilötietojaan koska tahansa, ja ne ovat hänen nähtävissään aina hänen kirjautuessaan yhdistyksen nettisivuille. Jäsen voi pyytää tietojen muutosta myös yhdistyksen sihteeriltä tai nettisivujen ylläpitäjältä (palaute@canzonettanova.fi).

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jos jäsen ei pysty itse korjaamaan virheellistä henkilötietoa, hän voi osoittaa pyynnön yhdistyksen nettisivujen ylläpitäjälle (palaute@canzonettanova.fi).

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Yhdistyksen henkilörekisterin kautta lähetetään ainoastaan yhdistyksen toimintaan liittyviä tiedotteita. Rekisterin kautta ei käsitellä tai luovuteta henkilötietoja Henkilötietolain 30. pykälässä mainittua suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten.